Termini e Condizioni d’Uso

Termini e Condizioni d'Uso

Pomdoc DM

1.Scopo

I presenti Termini e Condizioni Generali per la fornitura di servizi da parte di Pomelo-Paradigm e per l’uso da parte del Cliente, del Cliente Finale e dell’Utente hanno lo scopo di definire le modalità di accesso e utilizzo del software Pomdoc DM (di seguito denominato la “Soluzione”), progettato e pubblicato da Pomelo-Paradigm.

2.Definizioni

Pomelo-Paradigm, una società per azioni semplificata con sede legale in 12 Avenue du Général de Gaulle – 78000 VERSAILLES – Francia, iscritta al registro SIRET con numero 790 745 558 00037 e al Registro delle Imprese di VERSAILLES (RCS), editore e fornitore della Soluzione.

Cliente: Il Cliente è definito come il beneficiario della Soluzione. I dati del Cliente sono specificati nel preventivo e/o nel Contratto di fornitura della Soluzione.

Cliente Finale: indica un cliente del beneficiario che ha sottoscritto il Servizio dopo aver creato il proprio account utente tramite il sito web del Beneficiario o altri siti gestiti direttamente dal Beneficiario.

Utente: qualsiasi persona, interna o esterna al Cliente Finale, impiegata o incaricata da quest’ultimo (agente, dipendente permanente o temporaneo, consulente, fornitore esterno, rappresentante, ecc.) e autorizzata dal Cliente Finale ad accedere al Servizio.

Soluzione: indica la messa a disposizione di un accesso dedicato al software Pomdoc Pro per ciascun Utente designato dal Cliente, nonché la fornitura di servizi relativi all’hosting dell’applicazione e al supporto tecnico.

Altri Servizi: indica servizi aggiuntivi o complementari offerti da Pomelo-Paradigm e sottoscritti dal Cliente.

Servizi: la Soluzione e gli Altri Servizi.

Documenti: indica i documenti creati e gestiti all’interno della Soluzione.

Termini Generali: i presenti termini generali di fornitura e utilizzo, comprese eventuali modifiche successive.

3.Accesso alla Soluzione

Pomdoc DM è una Soluzione fornita come SaaS (“Software as a Service”) ed è accessibile tramite qualsiasi browser web moderno utilizzando una password Utente. La documentazione associata alla Soluzione è accessibile tramite gli stessi mezzi.

Fatte salve le disposizioni dell’Articolo 5.1 riportate di seguito nei presenti Termini Generali, Pomelo-Paradigm si impegna a fare il massimo sforzo per garantire l’accesso alla Soluzione 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Il supporto agli Utenti è fornito via email all’indirizzo support@pomdoc.com ed è disponibile dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 18:00.

Pomelo-Paradigm si riserva il diritto esclusivo di effettuare interventi di manutenzione programmata necessari per il corretto funzionamento della Soluzione.

Pomelo-Paradigm farà il massimo sforzo per eseguire la manutenzione della Soluzione in periodi e in tempi compatibili con le attività del Cliente.

Il Cliente e il Cliente Finale sono pertanto severamente vietati dall’utilizzare o consentire l’uso della Soluzione durante le operazioni di manutenzione.

Pomelo-Paradigm può sospendere la Soluzione in qualsiasi momento e senza preavviso, informando immediatamente il Cliente, qualora ritenga che vi sia un rischio per la sicurezza o la stabilità della Soluzione, senza alcun obbligo di risarcimento. In tali casi, spetta al Cliente informare il Cliente Finale e gli Utenti della Soluzione.

Inoltre, l’accesso alla Soluzione può essere limitato, ridotto o sospeso da Pomelo-Paradigm di diritto:

se risulta che il Cliente o il Cliente Finale utilizza la Soluzione fornita per un’attività che non sia conforme ai presenti Termini Generali.
se Pomelo-Paradigm riceve una comunicazione in tal senso da un’autorità competente, amministrativa, arbitrale o giudiziaria, conformemente alle leggi applicabili, o da un terzo, qualora l’attività segnalata appaia illecita o suscettibile di coinvolgere la responsabilità di Pomelo-Paradigm.
se le informazioni di contatto indicate nell’account Utente risultano false, inaccurate o non aggiornate.
se il Cliente non ha saldato le fatture emesse per la fornitura della Soluzione, conformemente alle condizioni specifiche del contratto concluso con il fornitore.

4.Altri Servizi

Pomelo-Paradigm fornisce altri servizi aggiuntivi o complementari alla Soluzione, come la formazione del Cliente, l’assistenza nella progettazione dei documenti e il supporto al Cliente, ai quali il Cliente può decidere di sottoscrivere oltre alla Soluzione, alle condizioni di esecuzione specificate nel contratto.

5.Obblighi di Pomelo-Paradigm – Responsabilità

5.1 – Accesso alla Soluzione.

La responsabilità di Pomelo-Paradigm non può essere coinvolta in caso di impossibilità di accesso alla Soluzione dovuta a fattori al di fuori del suo controllo tecnico.

Il Cliente riconosce che le fluttuazioni della larghezza di banda e i problemi con il fornitore di servizi Internet sono elementi che possono causare interruzioni del servizio fornito da Pomelo-Paradigm e sono al di fuori del suo controllo tecnico.

Inoltre, Pomelo-Paradigm può eseguire operazioni di manutenzione, correzione di errori o gestione di emergenze di sicurezza, che possono richiedere un’interruzione della Soluzione e degli Altri Servizi.

L’Utente riconosce e accetta che Pomelo-Paradigm non sia responsabile di tali interruzioni né delle eventuali conseguenze che ne derivassero per l’Utente o per terzi.

5-2. Contenuti del Cliente.

Il Cliente utilizza la Soluzione e i risultati ottenuti tramite l’uso della Soluzione sotto la propria esclusiva responsabilità, senza alcun ricorso possibile nei confronti di Pomelo-Paradigm. In particolare, Pomelo-Paradigm non può essere ritenuta responsabile per eventuali errori—qualsiasi sia la loro origine—nei risultati prodotti o nei contenuti, la cui accuratezza deve essere verificata dal Cliente.

Allo stesso modo, Pomelo-Paradigm non può essere ritenuta responsabile per la distruzione accidentale dei dati del Cliente, di cui il Cliente è l’unico responsabile per il backup.

5-3 – Obbligo di Diligenza.

Gli impegni di Pomelo-Paradigm per consentire l’accesso e l’uso della Soluzione costituiscono un obbligo di diligenza, nel pieno rispetto delle regole e delle prassi professionali applicabili.

A tal fine, Pomelo-Paradigm assegnerà professionisti con le competenze necessarie per realizzare l’oggetto del Contratto e i servizi a essa affidati.

Pomelo-Paradigm declina ogni responsabilità nel caso in cui un’anomalia derivi da cause o circostanze al di fuori del suo controllo, quali:

errori di gestione da parte del Cliente o di terzi, incluso il Cliente Finale;

conseguenze derivanti da servizi forniti da terzi o applicazioni non consegnate da Pomelo-Paradigm;

modifiche alle condizioni operative e di utilizzo del Cliente;

modifiche di tutta o parte delle applicazioni da parte del Cliente o di terzi, incluso il Cliente Finale, senza la preventiva autorizzazione scritta di Pomelo-Paradigm;

5-4 – Affidabilità delle fonti – creazione dei documenti.

Le informazioni e/o i documenti forniti dal Cliente e/o dal Cliente Finale e/o dall’Utente/i, presenti nella Soluzione e/o accessibili tramite l’uso della Soluzione, provengono da fonti considerate affidabili. Tuttavia, se le informazioni e/o i documenti forniti dal Cliente e/o dal Cliente Finale e/o dall’Utente/i contengono errori, i Documenti prodotti tramite l’uso della Soluzione possono contenere inesattezze tecniche e errori tipografici.

Il Cliente deve pertanto verificare l’accuratezza e la pertinenza delle informazioni e/o dei documenti messi a disposizione.

Le informazioni e/o i Documenti disponibili nella Soluzione possono essere modificati in qualsiasi momento dagli Utenti e possono essere stati aggiornati. In particolare, possono essere stati aggiornati tra il momento del download e quello in cui il Cliente li consulta.

Pomelo-Paradigm non può essere ritenuta responsabile per la riproduzione o la mancata correzione di errori derivanti dalle informazioni o dai documenti forniti, né per l’editing di un Documento in un formato che può ancora essere modificato dagli Utenti della Soluzione.

L’uso delle informazioni e/o dei documenti disponibili nella Soluzione avviene sotto l’intera e unica responsabilità del Cliente, che assume la piena responsabilità di tutte le conseguenze che ne derivassero, senza che Pomelo-Paradigm possa essere chiamata a risponderne e senza alcun ricorso nei suoi confronti.

Pomelo-Paradigm non potrà in alcun caso essere ritenuta responsabile per danni di qualsiasi natura derivanti dall’interpretazione o dall’uso delle informazioni e/o dei documenti disponibili nella Soluzione.

5-5 – Limitazione di responsabilità.

La responsabilità di Pomelo-Paradigm è limitata al risarcimento dei danni diretti subiti dal Cliente in relazione all’uso della Licenza e, ove applicabile, alla fornitura degli Altri Servizi, a condizione che sia accertato senza alcun dubbio che tali danni diretti siano stati causati da Pomelo-Paradigm per negligenza grave o dolo.

Qualsiasi responsabilità di Pomelo-Paradigm per danni indiretti è espressamente esclusa (inclusi, a titolo esemplificativo: perdita di profitti, mancati guadagni o risparmi, ecc.). Questa esclusione di responsabilità si applica sia all’uso della Soluzione da parte del Cliente, sia all’uso e allo sfruttamento dei risultati ottenuti tramite la Soluzione. Si applica altresì a tutti gli Altri Servizi.

In ogni caso, la responsabilità di Pomelo-Paradigm è limitata all’importo annuo al netto delle imposte dei servizi ordinati.

Pomelo-Paradigm è coperta da un’assicurazione per responsabilità civile professionale presso un assicuratore finanziariamente affidabile per tutti i danni diretti derivanti dall’esecuzione del presente Contratto da parte del suo personale o collaboratori.

Tutte le richieste di risarcimento, combinate tra loro, saranno soggette al limite previsto nel presente articolo 5-5.

6.Obblighi del Cliente

Per garantire il corretto utilizzo della Soluzione, il Cliente si impegna a:

fornire a Pomelo-Paradigm informazioni, dati e documenti completi, accurati e nei tempi necessari, senza che Pomelo-Paradigm sia tenuta a verificarne la completezza o l’accuratezza,
prendere decisioni tempestivamente e ottenere le necessarie approvazioni gerarchiche,
designare un referente investito di poteri decisionali,
garantire che i contatti chiave e il referente designato siano disponibili per tutta la durata dell’esecuzione dei Servizi e adottare misure di controllo e verifica di tutti i risultati e report comunicati,
informare direttamente Pomelo-Paradigm di eventuali difficoltà relative all’esecuzione dei Servizi,
designare gli Utenti con le competenze e le autorizzazioni necessarie per utilizzare la Soluzione,
consentire l’accesso solo agli Utenti che possiedono le competenze necessarie per utilizzare la Soluzione e verificare regolarmente i diritti e le condizioni di accesso degli Utenti.

7.Eccezione di inadempimento

Pomelo-Paradigm, così come il Cliente, possono rifiutarsi di eseguire le proprie obbligazioni, anche quando siano dovute, se l’altra Parte non adempie alle proprie e tale inadempimento è sufficientemente grave, ossia idoneo a compromettere la prosecuzione del contratto o a sconvolgerne l’equilibrio economico. Ai fini del presente articolo, il mancato pagamento o i ritardi ripetuti nei pagamenti costituiscono un inadempimento sufficientemente grave..

8.Durata

L’abbonamento alla Soluzione è concesso per una durata di un (1) anno a partire dalla data di sottoscrizione del contratto. Esso si rinnova automaticamente, salvo disdetta comunicata tre (3) mesi prima della scadenza.

9.Proprietà intellettuale

La presente licenza non conferisce al Cliente, al Cliente Finale e/o all’Utente alcun diritto di proprietà intellettuale sulla Soluzione, che rimane di proprietà piena ed esclusiva di Pomelo-Paradigm.

Il Cliente, il Cliente Finale e/o l’Utente sono severamente vietati dal riprodurre, in modo permanente o temporaneo, la Soluzione, in tutto o in parte, con qualsiasi mezzo o forma.

Il Cliente, il Cliente Finale e/o l’Utente non possono tradurre, adattare, arrangiare o modificare la Soluzione, esportarla o fonderla con altri software.

Pomelo-Paradigm si riserva espressamente il diritto esclusivo di intervenire sulla Soluzione per consentirne l’uso conforme alla sua destinazione, inclusa la correzione di eventuali errori. Il Cliente, il Cliente Finale e/o l’Utente sono quindi severamente vietati dall’intervenire o far intervenire terzi sulla Soluzione.

10.Informazioni e riservatezza

10.1 – Riservatezza.

Entrambe le Parti si impegnano a mantenere la massima riservatezza per l’intera durata dell’utilizzo della Soluzione e per un periodo di due (2) anni successivi alla fine del rapporto contrattuale. Si asterranno dal divulgare, direttamente o indirettamente, qualsiasi informazione, conoscenza o know-how riguardante l’altra Parte e le sue modalità operative, a cui potrebbero aver avuto accesso nell’ambito dell’esecuzione del contratto, salvo che tali informazioni siano divenute di pubblico dominio o la loro divulgazione sia richiesta da una normativa specifica, da un ordine amministrativo o giudiziario, o sia necessaria a ciascuna Parte per ottenere l’esecuzione giudiziaria delle obbligazioni contrattuali.

Ciascuna Parte si impegna inoltre a garantire che tutti i membri del proprio personale coinvolti rispettino tale obbligo, assumendosi la piena responsabilità. A tal riguardo, il Cliente garantisce che il Cliente Finale e/o l’Utente rispettino gli obblighi di riservatezza previsti dal presente articolo.

Tutte le connessioni effettuate dal Cliente per accedere alla Soluzione sono criptate tramite il protocollo HTTPS (valutato A+ da GlobalSign), indipendentemente dalla natura della connessione: visualizzazione, trasferimento o download. Pomelo-Paradigm ha implementato tutte le misure tecniche necessarie per garantire la riservatezza dei dati del Cliente.

I dati sono ospitati in Francia, all’interno di datacenter certificati ISO-27001, ISO-50001 e HDS. È garantito un tasso di disponibilità del 99,9%.

10.2 – Protezione dei dati personali.

Le Parti garantiscono di rispettare le disposizioni della legge francese sulla protezione dei dati personali (“Informatique et Libertés”) n. 78-17 del 6 gennaio 1978, modificata il 6 agosto 2004, nonché del Regolamento generale sulla protezione dei dati (“GDPR”) n. 2016/679 del 27 aprile 2016.

In questo contesto, Pomelo-Paradigm è autorizzata a trattare, per conto del Cliente, i dati personali necessari per fornire i servizi. I dati personali trattati sono:

Dati relativi agli Utenti della Soluzione: cognome, nome, indirizzo email.
I dati e la cronologia dei dati presenti nei documenti trattati durante l’uso della Soluzione, se applicabile.

Le categorie di soggetti interessati comprendono privati e persone fisiche legate a entità giuridiche.

I dati personali sono utilizzati da Pomelo-Paradigm per creare account di accesso alla Soluzione e registrare le operazioni effettuate nella Soluzione. Sono quindi necessari per il corretto utilizzo della Soluzione.

I dati relativi alla Soluzione sono conservati sulla piattaforma messa a disposizione da Pomelo-Paradigm, nonché sugli ambienti di backup che consentono un rapido ripristino del servizio in caso di incidente.

Alla luce di quanto sopra, Pomelo-Paradigm si impegna a:

Trattare i dati esclusivamente per la/le finalità legate all’uso della Soluzione,
Conservare i dati nel territorio europeo e nel rispetto del regolamento europeo sulla protezione dei dati. Inoltre, se Pomelo-Paradigm è tenuta a trasferire dati verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale ai sensi del diritto UE o del diritto dello Stato membro cui è soggetta, deve informare il Cliente di tale obbligo legale prima del trattamento, salvo che la normativa pertinente vieti tale informazione per importanti motivi di interesse pubblico,
Garantire la riservatezza dei dati personali trattati nell’ambito dell’utilizzo della Soluzione,
Assicurare che le persone autorizzate a trattare i dati personali:
- si impegnino a rispettare la riservatezza o siano soggette a un obbligo legale appropriato di riservatezza,
- ricevano la formazione necessaria in materia di protezione dei dati personali,
Tenere conto, relativamente ai propri strumenti, prodotti, applicazioni o servizi utilizzati e/o realizzati nell’ambito dei Servizi, dei principi di protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione dei dati per impostazione predefinita.

Pomelo-Paradigm notificherà al Cliente qualsiasi violazione dei dati personali entro un massimo di ventiquattro (24) ore dalla presa di conoscenza, tramite l’invio di un’email all’indirizzo fornito dal Cliente, seguita, entro lo stesso termine, da una raccomandata con ricevuta di ritorno. Tale notifica sarà accompagnata da tutta la documentazione utile a consentire al titolare del trattamento, se necessario, di notificare la violazione all’autorità di controllo competente. Pomelo-Paradigm si impegna a implementare le seguenti misure di sicurezza:

pseudonimizzazione e cifratura dei dati personali;
mezzi per garantire la riservatezza, integrità, disponibilità e resilienza costante dei sistemi e servizi di trattamento;
mezzi per ripristinare la disponibilità dei dati personali e l’accesso agli stessi entro tempi appropriati in caso di incidente fisico o tecnico;
una procedura per testare, analizzare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure tecniche e organizzative per garantire la sicurezza del trattamento.

Pomelo-Paradigm fornirà al Cliente, su semplice richiesta, il nome e i contatti del proprio responsabile della protezione dei dati.

Pomelo-Paradigm dichiara e garantisce di tenere per iscritto un registro di tutte le categorie di attività di trattamento effettuate per conto del Cliente, comprendente:

il nome e i contatti del titolare del trattamento per conto del quale agisce, dei eventuali responsabili del trattamento e, se del caso, del responsabile della protezione dei dati;
le categorie di trattamenti effettuati per conto del Cliente;
se applicabile, i trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale, inclusa l’identificazione di tale paese o organizzazione e, nel caso dei trasferimenti di cui all’articolo 49, paragrafo 1, secondo comma del GDPR, la documentazione attestante l’esistenza di garanzie adeguate.

Infine, su prima richiesta del Cliente e, in ogni caso, entro e non oltre un mese dalla cessazione della Soluzione, Pomelo-Paradigm si impegna a eliminare e a non conservare alcuno dei dati personali trasmessi dal Cliente.

Gli Utenti della Soluzione hanno il diritto di accesso, opposizione e rettifica delle informazioni che li riguardano, esercitabile presso Pomelo-Paradigm.

11.Forza maggiore

Le Parti non sarà ritenuta responsabile se l’inadempimento o il ritardo nell’esecuzione di una qualsiasi delle loro obbligazioni descritte nel presente documento deriva da un caso di forza maggiore ai sensi dell’articolo 1218 del Codice Civile francese. Le obbligazioni delle Parti saranno pertanto automaticamente sospese.

La Parte che constata l’evento dovrà informare tempestivamente l’altra Parte della propria impossibilità a eseguire l’obbligo e fornire giustificazione al riguardo. La sospensione delle obbligazioni non potrà in alcun caso costituire motivo di responsabilità per l’inadempimento dell’obbligo in questione, né comportare il pagamento di danni o penali per ritardato pagamento.

Tuttavia, non appena la causa della sospensione delle rispettive obbligazioni cessa, le Parti faranno ogni sforzo per riprendere quanto prima l’esecuzione normale delle loro obbligazioni contrattuali. A tal fine, la Parte impedita notificherà all’altra Parte la ripresa del suo obbligo mediante lettera raccomandata con ricevuta di ritorno o con qualsiasi atto extragiudiziale. Se gli effetti di un caso di forza maggiore dovessero durare più di dieci (10) giorni dalla notifica dell’evento di forza maggiore all’altra Parte, il rapporto commerciale potrà essere risolto automaticamente su richiesta di una delle Parti, con effetto immediato e senza alcun diritto a indennizzo per entrambe le Parti.

12.Subappalto

Pomelo-Paradigm avrà la facoltà, sotto la propria responsabilità, di subappaltare tutto o parte dei Servizi a qualsiasi azienda a sua scelta.

13.Risoluzione

13.1 – Le Parti possono, di comune accordo, decidere di risolvere il loro contratto.

13.2 – Tuttavia, la risoluzione unilaterale del contratto da parte del Cliente è possibile nei seguenti casi:

Inadempimento dei Servizi da parte di Pomelo-Paradigm, nonostante una diffida rimasta inefficace per trenta (30) giorni per porre rimedio a tale inadempimento. La risoluzione avrà effetto alla scadenza di tale periodo.
Forza maggiore secondo le condizioni indicate sopra (articolo 12).

13.3 – La risoluzione unilaterale del contratto da parte di Pomelo-Paradigm è possibile nei seguenti casi:

Qualsiasi inadempimento di una clausola contrattuale, inclusi mancato pagamento o ritardo nei pagamenti dovuti dal Cliente, nonostante una diffida rimasta inefficace per trenta (30) giorni per porre rimedio all’inadempimento. La risoluzione avrà effetto alla scadenza di tale periodo.
forza maggiore secondo le condizioni indicate sopra (articolo 12).
Liquidazione giudiziale del Cliente conformemente alla legge.

In caso di risoluzione anticipata unilaterale del contratto da parte di Pomelo-Paradigm, il Cliente dovrà sostenere tutti i costi sostenuti da Pomelo-Paradigm nell’esecuzione del contratto fino alla data di risoluzione.

Le disposizioni relative alla riservatezza e ai diritti di proprietà intellettuale rimarranno applicabili per la durata specificata nel contratto, nonostante la risoluzione anticipata. La risoluzione dei Servizi da parte del Cliente o di Pomelo-Paradigm comporterà automaticamente la sospensione dell’accesso ai Servizi per il Cliente e gli Utenti.

14.Assistenza – Reclami

Pomelo-Paradigm fornisce al Cliente supporto tecnico accessibile via e-mail all’indirizzo: support@pomdoc.com. Parallelamente, il Cliente è invitato a consultare la Documentazione relativa alla Soluzione.

Il preventivo, il modulo d’ordine, il contratto e eventuali allegati, nonché tutti gli accordi successivi, sono regolati dalla legge francese, indipendentemente dal luogo di utilizzo o dall’ubicazione della Soluzione. In caso di controversia, e dopo il fallimento di ogni tentativo di soluzione amichevole.

QUALSIASI CONTROVERSIA RELATIVA ALLA CONCLUSIONE, INTERPRETAZIONE, ESECUZIONE O RISOLUZIONE DEL PRESENTE CONTRATTO SARÀ SOTTOPOSTA ALLA GIURISDIZIONE DEI TRIBUNALI COMPETENTI NELL’AMBITO DELLA CORTE D’APPELLO DI VERSAILLES, INCLUSE LE PROCEDURE SOMMARIE, FATTE SALVE EVENTUALI RICHIESTE DI TERZI O LA PLURALITÀ DI CONVENUTI.

15.Conflitti di Interesse – Indipendenza

Nel caso in cui dovesse sorgere un conflitto di interessi o una questione di indipendenza durante l’utilizzo della Soluzione, Pomelo-Paradigm informerà immediatamente il Cliente e collaborerà con lui per trovare la soluzione più adeguata nel rispetto delle norme applicabili. In particolare, se una modifica della normativa o degli standard professionali impedisse a Pomelo-Paradigm di continuare a fornire la Soluzione, essa metterà a disposizione del Cliente tutti i suoi documenti nello stato attuale, al fine di facilitarne la continuazione da parte di un terzo.

L’accesso e l’utilizzo della Soluzione non comportano in alcun modo la creazione di un rapporto di mandato o di società di fatto tra il Cliente e Pomelo-Paradigm. Nessuna delle Parti è autorizzata a impegnare o vincolare l’altra.